Dokumentacija bi trebala smanjivati prostor za tumačenje, a ne ga širiti. Najbolji operativni dokumenti pokazuju slijed, točke prosudbe, odgovornost i prihvatljive rezultate, a da se pritom ne pretvore u zid neodređenog teksta.
Dokumentacija nije istovar znanja
Dokument ne bi trebao postojati zato da dokaže kako je znanje negdje zapisano. Trebao bi postojati zato da nekome pomogne dovršiti zadatak, preuzeti rad ili se oporaviti nakon prekida uz minimalnu nejasnoću. Zato je struktura važnija od količine.
I dugačak dokument može biti slab ako stvarne točke odluke ostavi nejasnima.
Najvažniji dijelovi obično su najmanje dokumentirani
Timovi često zabilježe idealan slijed, ali preskoče dijelove na kojima se posao u stvarnosti lomi: što učiniti kada ulaz nedostaje, tko preuzima odgovornost nakon iznimke, kako provjeriti je li prethodni korak ispravno dovršen i kako dobar rezultat zapravo izgleda.
Upravo ti detalji koji nedostaju čine dokumentaciju korisnom u stvarnim uvjetima.
Pišite za kontinuitet, ne za potpunost
Snažna dokumentacija štiti kontinuitet. Pomaže sljedećoj osobi da nastavi bez rekonstruiranja autorovih pretpostavki. Skraćuje vrijeme uvođenja, smanjuje izbježive pogreške i čini sustav otpornijim kada neka osoba postane nedostupna.
Cilj nije dokumentirati sve. Cilj je dokumentirati ono što rad čini pouzdanim.
Gdje je ovo najvažnije
Najbolji operativni dokumenti djeluju lakše od posla koji podupiru jer uklanjaju neizvjesnost umjesto da joj dodaju još jedan sloj.